朱家安／Email讓工作更便利，還是讓工作更多？──讀《沒有Email的世界》

我曾經寫過一篇文章，說明為什麼「年輕人」不喜歡講電話，更喜歡email：講電話必須「共時」，而這綁住了溝通者，不適合強調自由和多工的現代社會。

現在看來那篇文章有兩大錯誤。第一個錯誤是我竟然以為自己能代表年輕人（事實上現在的年輕人比起email更喜歡傳訊息）。那篇文章的第二個錯誤，是我高估了email帶來的種種好處。email是不共時的文字媒介，而且成本超低，這聽起來很棒：

1. 我不需要馬上「接聽」email，想讀再讀就好。
2. 我不需要馬上「回話」，我可以自主掌握並安排回信時間。
3. 不管是收email還是寄email，都不用錢，也不用出門。

然而，在《沒有Email的世界》裡，科技作家卡爾．紐波特（Cal Newport）嘗試說明為什麼我們不但高估了email帶來的生產力，而且有理由對email這種工具抱持警戒。

在我看來，Newport的說法不但有道理，而且對於我將來該如何安排工作，也帶來很多啟發。

沒有Email的世界：過度溝通時代的深度工作法

Email的「副作用」

書中內容，簡單舉幾個例子：

• 研究顯示許多上班族檢查電子信箱的次數高到不可能持久專心工作的程度，例如一天幾百次。
• 雖然理論上email「不用馬上回」，但基於人演化來的社交心理機制，你尚未回覆的信件會持續占用和消耗你的認知資源，直到你回信為止。
• 這些心理機制對於收到你的信的人來說也有效，所以某意義上這種回信就是抓交替。
• 寄Email的成本實在太低，再加上現代許多企業有某種「寄送email能顯示自己勤奮工作」的文化，導致許多人很樂意大量寄送email並慷慨列上各種收件人和副本。以結果來說，就算排除真正的廣告和垃圾郵件，在我們收到的郵件當中，大部分依然是我們根本不需要的，這是專注力和認知資源的災難。

講電話很討厭，但在Newport的分析底下，email並沒有好到哪去。如此一來，我們可以怎麼辦？

從Email出發的生活思考

不止Newport，許多團隊和企業都發現將email引進工作流程反而浪費更多時間。他們開始嘗試新做法，包括改良工作文化，將需要決策的事項集中在特定時間以短暫會議快速處理等等，例如，有家公司的文化是不使用公司訊息平台（如Slack）談公事，只能用來哈拉，如此一來就可以避免大家因為Slack上面有未讀訊息而太感壓力。

在《沒有Email的世界》裡，Newport訪問了上述各種採取另類溝通／決策方案的團隊，這些方案的特色我無法在此一一列舉，只能說不管你是自由工作者、上班族或學術工作者，都有很大機會得到有用建議，或者獲得啟發去改善自己的工作流程。

當然，有時候你的工作不只是你的工作，若你執意改變溝通管道或收發信的習慣，合作窗口的心情可能不會很好。Newport知道有這問題，並且也在書裡給出能節省你時間的忠告，而這只是本書對於實務細節的其中一個細心之處：

• 不要跟別人說明你會如何改變工作，因為這意味著他需要花精力瞭解你的新方案，而你有業務上的責任回答他關於此變動的各種問題，這是本末倒置，因為這些變動應該是要減少工作而不是增加。
• 在自己的新方案和別人習慣的既定做法之間建立「無縫介面」，讓別人可以不需要改變做法來配合自己。
• 總是把工作做好，讓別人不用覺得需要時刻盯著你。

《沒有Email的世界》從演化和文化角度對現代人的工作處境給出細心觀察，有企管書的實用，也有類似社會學和技術哲學的智性趣味，讀起來相當舒服。用智性眼光過生活並得到樂趣，這是在解決問題之外，反思能達到的另一好結果。

沒有Email的世界：過度溝通時代的深度工作法 (電子書)

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