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學習力倍增

溝通能力時常比工作能力更重要!──《在英語職場自信溝通》作者Vivienne Yang(彈途魚)學習心法分享

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《在英語職場自信溝通》作者Vivienne Yang(彈途魚) (圖/悅知文化提供)


【編輯室報告】
作者Vivienne Yang(彈途魚) 立志寫一本給想進外商或海外職場的新鮮人、轉職者或是進入國際職場後,不知道如何與母語者溝通、融入文化的人,全方面的學習心法,英語學習的歷程,請看以下的訪問──



Q=提問:悅知文化 A= Vivienne Yang(彈途魚)

Q是什麼契機讓您決定在英語職場工作呢?

A:從小學三年級起,出國留學和工作就是我的夢想。小時候,因為看了關於外國教育的書、外國影視作品,對於國外有許多(現在看起來非常不切實際的)憧憬。

因此,從小學開始,我就對外語學習產生濃厚的興趣,參加了許多英文演講、寫作、話劇比賽、檢定等等,但由於爸媽不放心也捨不得,所以一直到大學才第一次出國交換,碩士也幸運地到美國紐約留學。

由於到紐約前就以留在美國工作、好把學費賺回來為目標,所以一落地我就開始為了求職的事情焦慮。投了兩三百封履歷,終於在一家矽谷的教育科技公司找到了數位廣告分析師的實習,憑藉著這份實習,我順利地在紐約找到了正職工作,也就這麼留下來了!


Q
:在海外求學求職時,想必會碰上不同文化背景的人,您是否有遇過印象深刻或是感到文化衝擊的經驗呢

A:到紐約之後,我發現這邊不管是日常生活或職場,比較沒有台灣普遍的「熱情」和「體貼」,換句話說,別人不會擅自假設你的需求,並主動提供幫助,「己所不欲勿施於人」的概念不如台灣普遍,「退一步海闊天空」這樣的做法也行不通。

舉例來說,地鐵上大家較不會主動讓座,多數人認為如果有人需要座位,會主動表達需求,就算有讓座的打算,也會先詢問對方需不需要坐,而不是直接站起來要對方坐。

公共空間的使用也是一樣的道理。台灣的室友會盡量避免造成別人困擾,美國長大的室友則是較我行我素。如果他在公共空間堆放了自己的東西、播放音樂、開趴,其他人都沒說什麼,那他就會假設其他人沒有意見,他可以繼續這樣做。當然,不是說所有的美國人都是這個樣子,也有個性比較為人著想的美國人,但是總體來說,我認為在美國這樣個人主義較強烈的國家,想要達到自己的目標,你一定要能清楚堅定地表達自己的需求。

至於職場上,不管是新進員工要申請系統存取權、使用內部工具,或是請公司幫忙申請簽證、綠卡,多半需要自己主動爭取,而且是要不斷去追蹤、推進、找資源。較少公司會有「新人套餐」或「外國員工套餐」,一條龍服務幫你打理好一切。

由於從小在台灣長大,很習慣完善又有秩序的系統,人與人之間不需言語就能互相著想、體貼,至今我有時還是需要調適心態,遇到自己有需要或是不喜歡的事,都要提醒自己,不能被動等別人察覺我的需要,而是要果斷、有主見一點,主動發聲。


Q
:新書《在英語職場自信溝通》背後的創作動機為何?

A:我想要寫一本自己初入職場時很需要的書。

英文雖然一直是我從小最喜歡的科目,從國小開始也參加過許多英文競賽和檢定,但成年後,英文會話和書信溝通對我來說依然十分有挑戰性。跟外國人 small talk(閒聊)不知道該說什麼,不知道如何接話、回話,無法用英文說笑話;一封 email 想破頭寫了好幾個小時,還是不確定自己的用字遣詞是否道地自然;申請文件被說太冗長,用字遣詞太中式英文等等,這些學校不會教的事情,困擾了我好久。

自從到美國後,我便經常在部落格上分享美國求學、求職、上班的經驗,有時也會分享實用的溝通技巧、報告模板、懶人包等等,我的編輯看到文章便聯絡我,向我提議這本書的概念,我馬上就答應了。

我彙整了在紐西蘭交換、擔任英語導遊、與世界頂尖大學合辦交流計畫時遇到的英語溝通痛點,以及在哥倫比亞大學就讀碩士、將近四年在紐約數位廣告產業工作的經驗,還有閱讀十幾本商業溝通/書信的書籍、無數部落格文章和 YouTube 影片學習到的知識,濃縮成一本書。

我想要寫一本我和身邊朋友需要的書。我想要把這五年來在美國紐約求職、就業最常遇見的溝通情境和需求,整理成一本我自己寫完之後,在職場遇到問題時,也能隨時查閱的實用又有趣的工具書。

在英語職場自信溝通:寫給台灣人的!外商及海外工作教戰手冊,不只能說,更精準掌握跨文化潛規則

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Q
:《在英語職場自信溝通》書名提及「溝通」兩個字,Vivienne是否曾有過「溝通能力」比「工作能力」重要的經驗?

A:有的!而且我認為在美國職場,溝通能力時常比工作能力更重要。

從求職面試開始,就在考驗我們包裝自己和回答面試問題的能力;爭取更高的底薪、股票、簽約獎金則是需要談判的能力;請求跨部門同事合作和幫忙、解決問題、處理衝突、說服利益關係人也都需要溝通力。甚至身為一個菜鳥,如何有技巧地問(很菜的)問題、向主管匯報自己(其實沒什麼好報的)工作成果,讓主管認為你是積極上進的可造之材,也是很吃溝通能力的。

因此,光是有埋頭苦幹的工作能力是不夠的,如果不具備溝通自己需求,或包裝自己的經驗、成就,以及談判、處理衝突等溝通能力,是很難在職場向上提升的。


Q
:可以請您和我們分享在英語職場的工作會議或是部門討論中,有哪些流程或是形式與台灣是非常不同的呢?

A:我認為最不同的有兩點。第一點,不管是面試或任何會議,開頭99%的機率一定會需要small talk,從週末做了什麼到天氣、運動賽事,就算話題再沒有意義,這個small talk幾乎算是美國會議開場的標配,因此準備好問題和話題非常重要。在我的新書《在英語職場自信溝通》第八章「自然開啟對話、建立人脈的社交心法」和第十章「成為擅長與同事溝通、閒聊的人」,都提供了十幾種small talk主題、問題、回話範本,提供給大家參考!

第二點,美國職場的階級和輩分意識不像台灣那麼重,也比較沒有「囡仔人有耳無喙」的觀念。所以,就算是新人、菜鳥,團隊主管多半也是鼓勵發表問題或見解,普遍不會因為資歷或年紀去限制對方。


Q
:在海外求職或是在外商工作,要翻轉中文思維,變成以英文邏輯思考,您會建議做什麼樣的練習?

A:如果總是先用中文想要說什麼,再翻譯成英文,會很常出現卡詞或翻譯不過來的問題,這不但會造成表達不自然、不通順等問題,在職場上表達太慢、太卡,都容易影響到溝通效率和專業觀感。

我很推薦增加英文輸入,也就是多聽、多讀英文,如此一來,我們在輸出的時候,腦子裡的詞彙和資料都是英文,就會簡單快速很多。

這裡的重點是,聽和讀的東西必須是職場和商務相關的內容,對商務溝通的改善最有效。如果你都是看英文的奇幻小說或整人影片,那對於職場溝通的幫助非常有限,畢竟使用的詞彙、語調、表達方式非常不同。

我很建議閱讀職涯、溝通相關的英文書籍,對於在大腦建立完整的資料庫非常有幫助。我特別喜歡的書有The Making of a ManagerLet's Talk: Make Effective Feedback Your SuperpowerSimply Said Getting to Yes。如果閱讀不夠有趣的話,可以考慮在Coursera、Udemy等平台上修習你有興趣的商務課程,數據科學、生產力、行銷、搜尋引擎優化、跨文化合作溝通、管理學、人資管理、供應鏈管理等,各式各樣的課程都能免費學習,對於建立系統性知識也很有用。如果線上課程還是太無聊,那我非常推薦在社群平台上追蹤職涯和溝通主題的創作者,雖然這樣的學習較碎片化,但是更有趣、也容易入門,時間上也較容易安排。

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Q
:如果商學院和外語學院都很有興趣,在大學的志願選擇,有沒有建議的先後順序?

A:這個問題很難一概而論。

不管是商學院或外語學院的課程,大學時會學到的知識都是偏重理論。舉例來說,我們台大外文系畢業的編輯表示,外語學院不管是偏重哪個領域,幾乎都要閱讀大量文本作品,而且很多都是古老英語,如果要增進商業英文溝通能力,就不能只單憑閱讀文學作品。而以台大國企系的課程為例,範圍涵蓋財務、金融、行銷、會計、管理學等等,我個人認為對於中高階企業經理人會非常有幫助,但是對大學的我來說,由於沒有任何工作經驗,不知道公司組織怎麼運作、會遇到哪些問題,所以這些課程很難引起共鳴。

此外,商學院和外語學院互相選修對方課程的狀況其實非常常見,也常有人輔修或雙主修。商學院畢業後去當口譯、外交官,外語學院畢業後到公司做行銷、產品經理,這些案例也都很常見。所以,每個人各自的興趣和考量都不太一樣,甚至每一間學校、學院的制度也不同。這裡提供一些值得思考的面向,讓大家做決定時可以參考:

  • 個人興趣:自己最有興趣的領域是什麼?有哪些活動是就算沒有報酬,也很樂意做的?
  • 未來志向:未來想要從事什麼產業、職位?
  • 學院課程:自己清楚該學院有哪些課程嗎?這些課程在學什麼?這些課程看起來有趣嗎?
  • 跨學院選課難度:商學院去修外語學院的課容易嗎?相反地,外語學院去修商學院的課容易嗎?哪些系對於外系選修比較開放?
  • 學院風氣差異:是否能向在讀學長姐打聽學院的風氣怎麼樣?系上的同學多半是怎麼的人?氣氛怎麼樣?

不管最後決定如何,只要記得,有很多彈性和選擇,你隨時可以改變自己的決定。高中畢業還很年輕,不需要have it all figured out(全部想通),我身邊很多朋友快三十歲了,也還是不確定自己真的想要什麼。

我覺得不管選什麼系,趁大學的時候多參加社團和活動、認識不同的人、選修有趣的課、學想學的技能才是最重要的。


Q
:用IGFBYouTube這些新媒體學英文,應該是超越傳統英語學習的創舉,也是當今許多年輕人喜歡的型式,語言學習的方式似乎變得更多元了,就您的經驗,現代學生透過多種平台學習英文的過程當中常見的盲點是什麼,如何建立自己的學習系統?

A:對我來說,以課程或教科書為主,新媒體為輔,來學習外語是最好的組合。 

我自己也很喜歡用社交媒體學外語,不但可以學到更生活化、自然的用語,內容也更有趣、實用。不過,使用新媒體學外語最大的困難,應該是知識過於碎片化。很多文法、動詞變化等內容需要透過建立系統化知識來學習,很難用六十秒的影片就講清楚,如果單純只靠新媒體學習可能會很辛苦。

去上課或使用一本教科書作為學習主軸,比較容易建立系統性知識,而利用新媒體上有趣又吸睛的內容作為平時複習或引發學習興趣的輔助,如果心有餘力,也可以將新媒體上學到的內容寫成筆記,才不會看過就忘了。


Q
:請老師給目前身陷英語學習迷航的學習者一些鼓勵的心法?

A:學語言如果沒有目標的話,很容易感到迷失。

我大學開始學日文時,由於還沒接觸日本的影視文化,也沒有日本朋友,完全沒有使用日文聽說讀寫的時機,因此學起來非常無聊,也沒動力精進。但是,到紐西蘭交換時,遇到了許多英文不好的日本交換生,當時想跟他們說日文卻什麼都說不出來,就恨不得大一時有好好念日文。交換結束後,我開始大量觀看日劇、YouTube上的日文教學影片,為了更激勵自己念書還報名了日檢,那時學習日文就非常有目標和動力。

制定目標可以幫助我們聚焦並擬定策略,在挑選目標時可以使用SMART goal,SMART代表Specific(具體)、Measurable(可測量)、Achievable(可達成)、Relevant(相關)、Time-based(有時限)。

舉例來說,我之前念英文的一些目標,包括:

  1. 在校內英文演講比賽中取得第一名。
  2. 托福110分以上。
  3. 能在英語導覽時用英文流利地向外國人介紹台灣文化、歷史和政治,並回答相關問題。

以下是一些適合作為目標的建議:

通過語言檢定、參加比賽、自助旅行、向外國人介紹台灣歷史或景點、全英文簡報、能用英文進行日常對話、不開字幕就能聽懂電視節目或新聞、用英文說笑話。

大家可以思考近期最需要、最可能用到英文的情境,像是語言交換、出國旅遊、跟外國客戶開會等等,並以此作為努力的目標,會更容易有動力跟學習的趣味哦!


Q
:最後,您會給想到海外求職、求學或有志在外商工作的讀者什麼建議呢?

A:保持成長心態(growth mindset),不斷學習、並實踐學到的知識很重要。我相信,透過有意識地練習,我們能熟練任何技能,包括許多人認為是天分的語言能力、溝通能力、幽默感等等。

預期自己會犯錯,從錯誤中學習也很重要。在國外留學、工作,除了要學習一個新的語言、文化,還要重新建立人脈、適應新環境、練習和許多文化背景不同的人共事,其實有許多挑戰是留在原生國家不會遇到的。面對各式各樣的歷練,我們一定會有說錯話、做錯決定、做不好的時候。請記得在這些時候,給自己犯錯的空間、同理心和包容,溫柔地對待自己不完美的地方,提醒自己,只要能從經驗中成長就行了。

最後,請保持彈性和開放的心胸。我過去很習慣把事情提前幾年規畫好並照著執行,遇到變數太多或突發狀況時,常常會因此焦慮過度、壓力爆表。來美國之後,經歷了求職、申請F1 OPT簽證、抽H1B工作簽證、疫情大爆發、工作上的各種微歧視和騷擾,還有許多個人生活層面的問題和意外,我才理解到,有太多外生變數不是我能預料和控制的。說一句老掉牙的話:「這世界是唯一不變的是改變。」我發現,能做的只有把自己照顧好,並保持彈性和開放的心胸,不論機會或意外來臨時,才有餘裕和力量面對挑戰。

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