88%的公司無法提早下班，那成功的12%做了什麼？ ──讀《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》-解封出遊指南-#每天閱讀幾分鐘-OKAPI閱讀生活誌

88%的公司無法提早下班，那成功的12%做了什麼？ ──讀《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》

作者:劉揚銘 / 2021-01-11 瀏覽次數(5830)

上班族都討厭開會，原因很簡單：我們都只能在「花時間開會」和「趕快把事做完」當中選邊站，除非有分靈體，否則開愈多會，就愈沒時間做事。

根據《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》作者調查221家公司，開會時間平均占去員工工時的43%，高居第一位；接下來的時間殺手依序是準備資料（占14%）和撰寫email（占11%），光這三項作業合計占去68%的工時。而拜訪客戶這種有機會創造業績的任務，只能和其他所有雜事加總起來，排在「剩下的」32%工時裡。

怎麼想都不合理，好想改變，對吧？如果把會議、準備資料、回email的時間有效縮短，那我們都可以用更短的工時，創造更多效益（並且依此爭取加薪），然後提早下班回家。如此員工快樂、公司也獲利，好辦法，不做嗎？

讓我說個親身經歷的小故事。在商管雜誌當編輯時，有一次信心滿滿地做了「效率會議術」專題，編輯部蒐集了坊間關於開會技術的書，整理內容、找案例採訪，自己也試驗了一些技巧，覺得提升開會效率太實用了啊！預期專題能大賣，最後卻反應平淡……

我還不死心，當年書展跑到攤位和讀者搭訕、順便推薦這本好專題，結果買的人也不多。我問為什麼？答案卻很簡單：「要不要開會，要開多久，又不是我能決定，是老闆說了算啊，我學開會效率有什麼用？」

我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」：528家公司、16萬人驗證，史上最有效的省時工作法!開會、處理郵件、製作資料效率激增!「週休3日」不是夢!

想提早下班回家，不只是小職員努力提升工作效率和生產力可以解決的，老闆的想法可能更重要。這本《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》和其他工作效率書最大的不同在於，提到「若想改革工作方式，經營者和主管需要改變的地方」，也歸納了失敗和成功公司的原因。而當然，員工也有自己就能做到、能實踐的有用方法，讓每個人都能專注在自己可以做到的事情上，一點一點改變。

作者越川慎司的經歷很有意思，大學畢業就進入大公司，曾經也是颱風襲擊東京時還花四小時到公司上班的「昭和流」上班族，後來進了外商開始在全球各地工作，每年累積飛行里程能繞地球四圈。曾有兩次因為精神疾病導致無法工作，讓他對筋疲力盡的日本上班族（台灣也一樣）感到擔憂，所以決定創業，協助客戶公司改變工作方式、提升生產力，花最少時間和勞力，獲取更多成果和收益。

曾經是日本微軟PowerPoint事業部負責人的他，現在成為斜槓、遠距工作者，在自己公司內活用AI技術，規定所有員工周休三日，自己每周工時30小時……這些親身實驗的成果，是客戶願意相信他的原因。畢竟調查過528家希望準時下班、改革工作方式的公司，發現成功比例只有12%，到底怎樣才能做到、失敗又敗在哪裡，是最寶貴的參考資料，也是本書的內容。

本書共分四個部分，第一部分探討工作者本身提升工作效率的實踐方法，主要集中在三大時間殺手：會議、整理資料、email的「時短術」；第二部分是工作者若想提升生產力（等於職場上身價）該具備的心態與想法。而後半部則從公司整體角度出發，第三部分是經營者和主管改做到哪些改變，才能有效縮短工時；第四部分是改革失敗的88%和成功的12%，到底做了哪些不同的事情。

書中「時短術」的建議都經過作者支援企業改革的實地驗證，例如提升會議效率，最重要的是決定哪些會議應該開──同時具備：

（1）有明確目的
（2）會議前已分發完善議程
（3）必要人員都有參加會議

這三個要素，會議成功達成目標的機率能提升87%，若欠缺任何一項，責成功率立刻下降到40%以下！所以書中提出「A24B 守則」（Agenda 24hours Before the meeting），規定未於24小時前將議程分發給與會人員，該會議禁止召開！而這有賴經營者的配合，絕對不允許例外。

除了減少會議的時間殺手外，例如整理資料的原則，能減少20%時間同時提升20%的成果；還有email的處理原則，大量減少重複作業、勇敢去除不需要做的事項，是工作者的好幫手。整體原則是「盤點無效的工作，做該做且正確的事，已時間為基礎來計算成果，定期回顧與反省，定下標準就不允許例外」的「時短術」。

個人讀來最有感的地方，是作者建議大家（他自己也習慣這麼做）把「感到幸福的事」、「感到工作有價值」的項目視覺化，定期反省回顧工作，並且專注在自己可掌控、可改變的地方，設定做法之後，就立下期限逐步調整，然後再回顧工作內容，形成一個正向循環。書中提到，只要每周花15分鐘回顧工作就很足夠。

成為自由工作者後，我自己也習慣記錄每天的行程，每個月回顧自己到底都做了什麼，光是這件事就讓我的效率和生產力提升許多，人是視覺動物，要看到記錄才會發現有沒有偷懶、是不是工作過量，還有哪裡可以改進。此外，先不管那些不可控的事情，專注在自己能改變的地方，才能成為實踐家，而不是抱怨鬼。

而在書的後半部也對經營者提出建言，在少子高齡化、未來工作人口肯定持續減少的現況之下，持續經濟高速成長期的經營方式已經不合理了，思考如何「兼顧公司成長與員工幸福」或許是更好的目標。能活到100歲的時代，或許不該再用65歲退休的架構來思考工作，人生要感覺幸福、維持活力，工作價值感是重要的動力，這來自「工作能被他人認同、有成就感、能自由運用時間」這些要素──若說功利一點，有工作價值感的員工，生產力能高出1.5倍，也是公司成長的動力來源。

若想改革工作方法、實現準時下班回家同時提升生產力，失敗和成功公司的差別在於，有沒有清楚定義目標、能不能區分目的和手段（有個例子是公司規定下班時間關燈，結果導致附近的咖啡店生意興隆，因為同事都把做不完的事情拿到咖啡店去做，本末倒置），並且不要深信有「一次解決」的萬靈丹，而是持續尋找、漸進改變、定期反省與回饋。

先放下「這次一定要成功」的心理，改用「做個實驗看看，即使失敗也無妨，吸取教訓再改進就好」的狀態，員工採取行動的機率就能提升4.5倍之多。想準時下班沒有救世主，也沒有一體適用的方法，但卻是每個人都能嘗試、都能趨近的過程。

從能做的事情開始做，現在就做，員工和老闆都要做，沒有例外；做了之後要檢討回顧，並且用健康的心態去嘗試。道理說穿了都很簡單，但能夠輔導數百家公司，整理歸納出縮短工時的建議，並且親身實踐在自己的公司，顯然很不簡單。