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88%的公司無法提早下班,那成功的12%做了什麼? ──讀《我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」》

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作家讀書筆記bn


上班族都討厭開會,原因很簡單:我們都只能在「花時間開會」和「趕快把事做完」當中選邊站,除非有分靈體,否則開愈多會,就愈沒時間做事。

根據《我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」》作者調查221家公司,開會時間平均占去員工工時的43%,高居第一位;接下來的時間殺手依序是準備資料(占14%)和撰寫email(占11%),光這三項作業合計占去68%的工時。而拜訪客戶這種有機會創造業績的任務,只能和其他所有雜事加總起來,排在「剩下的」32%工時裡。

怎麼想都不合理,好想改變,對吧?如果把會議、準備資料、回email的時間有效縮短,那我們都可以用更短的工時,創造更多效益(並且依此爭取加薪),然後提早下班回家。如此員工快樂、公司也獲利,好辦法,不做嗎?

讓我說個親身經歷的小故事。在商管雜誌當編輯時,有一次信心滿滿地做了「效率會議術」專題,編輯部蒐集了坊間關於開會技術的書,整理內容、找案例採訪,自己也試驗了一些技巧,覺得提升開會效率太實用了啊!預期專題能大賣,最後卻反應平淡……

我還不死心,當年書展跑到攤位和讀者搭訕、順便推薦這本好專題,結果買的人也不多。我問為什麼?答案卻很簡單:「要不要開會,要開多久,又不是我能決定,是老闆說了算啊,我學開會效率有什麼用?

我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」:528家公司、16萬人驗證,史上最有效的省時工作法!開會、處理郵件、製作資料效率激增!「週休3日」不是夢!

我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」:528家公司、16萬人驗證,史上最有效的省時工作法!開會、處理郵件、製作資料效率激增!「週休3日」不是夢!

想提早下班回家,不只是小職員努力提升工作效率和生產力可以解決的,老闆的想法可能更重要。這本《我要準時下班!終結瞎忙的「超.時短術」》和其他工作效率書最大的不同在於,提到「若想改革工作方式,經營者和主管需要改變的地方」,也歸納了失敗和成功公司的原因。而當然,員工也有自己就能做到、能實踐的有用方法,讓每個人都能專注在自己可以做到的事情上,一點一點改變。

作者越川慎司的經歷很有意思,大學畢業就進入大公司,曾經也是颱風襲擊東京時還花四小時到公司上班的「昭和流」上班族,後來進了外商開始在全球各地工作,每年累積飛行里程能繞地球四圈。曾有兩次因為精神疾病導致無法工作,讓他對筋疲力盡的日本上班族(台灣也一樣)感到擔憂,所以決定創業,協助客戶公司改變工作方式、提升生產力,花最少時間和勞力,獲取更多成果和收益。

曾經是日本微軟PowerPoint事業部負責人的他,現在成為斜槓、遠距工作者,在自己公司內活用AI技術,規定所有員工周休三日,自己每周工時30小時……這些親身實驗的成果,是客戶願意相信他的原因。畢竟調查過528家希望準時下班、改革工作方式的公司,發現成功比例只有12%,到底怎樣才能做到、失敗又敗在哪裡,是最寶貴的參考資料,也是本書的內容。

本書共分四個部分,第一部分探討工作者本身提升工作效率的實踐方法,主要集中在三大時間殺手:會議、整理資料、email的「時短術」;第二部分是工作者若想提升生產力(等於職場上身價)該具備的心態與想法。而後半部則從公司整體角度出發,第三部分是經營者和主管改做到哪些改變,才能有效縮短工時;第四部分是改革失敗的88%和成功的12%,到底做了哪些不同的事情

書中「時短術」的建議都經過作者支援企業改革的實地驗證,例如提升會議效率,最重要的是決定哪些會議應該開──同時具備:

(1)有明確目的
(2)會議前已分發完善議程
(3)必要人員都有參加會議

這三個要素,會議成功達成目標的機率能提升87%,若欠缺任何一項,責成功率立刻下降到40%以下!所以書中提出「A24B 守則」(Agenda 24hours Before the meeting),規定未於24小時前將議程分發給與會人員,該會議禁止召開!而這有賴經營者的配合,絕對不允許例外。

除了減少會議的時間殺手外,例如整理資料的原則,能減少20%時間同時提升20%的成果;還有email的處理原則,大量減少重複作業、勇敢去除不需要做的事項,是工作者的好幫手。整體原則是「盤點無效的工作,做該做且正確的事,已時間為基礎來計算成果,定期回顧與反省,定下標準就不允許例外」的「時短術」。

個人讀來最有感的地方,是作者建議大家(他自己也習慣這麼做)把「感到幸福的事」、「感到工作有價值」的項目視覺化,定期反省回顧工作,並且專注在自己可掌控、可改變的地方,設定做法之後,就立下期限逐步調整,然後再回顧工作內容,形成一個正向循環。書中提到,只要每周花15分鐘回顧工作就很足夠。

成為自由工作者後,我自己也習慣記錄每天的行程,每個月回顧自己到底都做了什麼,光是這件事就讓我的效率和生產力提升許多,人是視覺動物,要看到記錄才會發現有沒有偷懶、是不是工作過量,還有哪裡可以改進。此外,先不管那些不可控的事情,專注在自己能改變的地方,才能成為實踐家,而不是抱怨鬼。

而在書的後半部也對經營者提出建言,在少子高齡化、未來工作人口肯定持續減少的現況之下,持續經濟高速成長期的經營方式已經不合理了,思考如何「兼顧公司成長與員工幸福」或許是更好的目標。能活到100歲的時代,或許不該再用65歲退休的架構來思考工作,人生要感覺幸福、維持活力,工作價值感是重要的動力,這來自「工作能被他人認同、有成就感、能自由運用時間」這些要素──若說功利一點,有工作價值感的員工,生產力能高出1.5倍,也是公司成長的動力來源。

若想改革工作方法、實現準時下班回家同時提升生產力,失敗和成功公司的差別在於,有沒有清楚定義目標、能不能區分目的和手段(有個例子是公司規定下班時間關燈,結果導致附近的咖啡店生意興隆,因為同事都把做不完的事情拿到咖啡店去做,本末倒置),並且不要深信有「一次解決」的萬靈丹,而是持續尋找、漸進改變、定期反省與回饋。

先放下「這次一定要成功」的心理,改用「做個實驗看看,即使失敗也無妨,吸取教訓再改進就好」的狀態,員工採取行動的機率就能提升4.5倍之多。想準時下班沒有救世主,也沒有一體適用的方法,但卻是每個人都能嘗試、都能趨近的過程。

從能做的事情開始做,現在就做,員工和老闆都要做,沒有例外;做了之後要檢討回顧,並且用健康的心態去嘗試。道理說穿了都很簡單,但能夠輔導數百家公司,整理歸納出縮短工時的建議,並且親身實踐在自己的公司,顯然很不簡單。

 


作者簡介

自由作家與編輯。
雜誌編輯出身,離職後一面接案一面創作,調整工作與生活配比,
努力用文字在這世界生存下來。
著有《高校制服戀物論》《上班,辭職,還是撐下去?》《離開公司,我過得還不錯: 成為自由工作者的理想生活提案


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