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獨厚心得

如果一週多了8個小時,你會怎麼利用?

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成功人士的時間管理法對於忙碌多工的上班族們,就好像維持好身材的方法之於女性同胞們,永遠都是不膩的討論話題。

相較於50年前,如今的數位科技如手機APP或電腦雖然已能夠代理與記憶我們的許多日常工作內容,然而影響時間分配與工作效能最大的核心,仍在於每一位工作者的對於自己人生目標的掌握。記得2012年商業理財年度之最選書《你要如何衡量你的人生?哈佛商學院最重要的一堂課》,以商業理論架構的角度,帶讀者檢視自己人生最重要的三個省思,為自己衡量一輩子幸福不後悔的工作、家庭與個人原則,這目標令人嚮往,也足以帶來了精神動力!然而,有進一步具體化的實踐好方法,讓人得以活用每分每妙,每週每月每年過著平衡家庭、工作與私人興趣的效率生活呢?或許,可以從這一本《時間,越用越有價值》開始試試看。

本書作者羅伯‧博任(Robert C. Pozen)讓訪問眾多成功專業人士的《哈佛商業評論》十分好奇;他身為全盛資產董事長、又得兼顧哈佛商學院滿檔的課程,又是三家上市公司的董事,五年內還寫了三本書與發表上百篇文章,但是仍能每天睡飽八小時與參與孩子們的生活,聽起來的確是一個神奇且厲害的專業人士;他在本書談論的範圍非常廣泛,提供的技巧與思維有大也有小,從每日工作排程、個人閱讀、寫作、輕裝出差到團隊管理,都有自我一套的達成高效率的好建議!不過萬事皆有頭,第一步就是擬訂自己的目標,包括職涯目標(5年以上)、長期目標(3至24個月)和短期目標(1週以內),這樣一個回顧會把你從目前喘不過氣的工作型態拉出來(如果你是的話),重新檢查自己每個曾經點燃的熱情是否真如當初完美?

接著,再為目標設定順序,看看目標排序與時間配置,是否失衡,如果有的話,找出原因何在。其實,關於錢花到哪裡,或許你只要拿出存摺或是發票就能很有概念,但是要掌握實際的時間配置,卻相對地的較為模糊,你可以先拿出行事曆或是筆記,問問自己幾個問題:
。你的工作時間多少?
。工作上你花費最多時間的三項主要活動是什麼
。你每週花幾個小時在公司開會、填表格、回EMAIL?
更重要的是對於明年的想法:
。你希望自己一年後的每週工作與今日不同、還是差不多
。未來一年內,主要的三項活動會有變化嗎
。未來一年事業成功的衡量指標為何?

從終點開始,善用假說思考法
當你面對的是比較重要、必須優先處理的大型計劃時,往往牽涉人事物也變得很廣泛,而且內容複雜,想要效率地完成許多計畫?「講求成果」導向的觀念取向就特別重要!羅伯?博任指出,很多專案前廣泛的搜尋看似是合理的第一步,但其實效率其差無比;大多數的資料對你的結論無足輕重!相反的,如果能先思索計畫的走向,理出關鍵議題,短時間蒐實資料寫下「暫初結論」,才能幫你找到後續研究的焦點,迅速進入分析階段,而非一直在描述上打轉,這就是先有假設、再測試的假說思考法。

你的行事曆記事與會議有達成目標嗎?
從早到晚的時間排程內,除了把所有會議、事件列在左欄,時間表,作者更新增了右欄,註記各項約會預定達成的目標。如果你身為主管或是重要幹部,多半時間都在判斷、分析與決策,甚至構思,那麼達成目標的註記,就能幫助你效率執行,確保行事曆上每一件事情花費的時間都沒被浪費掉。其實,就連健身也可以寫下你的目標,例如跑步速度或是心跳速率,或者只有花點時間流流汗,消耗卡路里也行;另外,還得要記得,一定要為自己安排自由時間!全都排滿不是好事,因為我們需要消化時間,才能為未來擬訂策略。LinkedIn的執行長傑夫‧韋納(Jeff Weiner)就曾說:「時間管理的關鍵之一就是挪時間思考,而不是不斷回應。」作者認為每天至少要安排兩段空檔,每段30分鐘,才足以思考。

作者羅伯?博任在為召開會議前,都慧先慎思想從會議中有哪些收獲?若沒有滿意的答案,就不開會。另外,如果是分享資訊而非辯論或檢討的會議,其實以信件做溝通即可,通常並非並要。關於減少開會,書中還提到一個有趣的技巧就是,公司明定每個月一天禁止開會。(作者就是這麼做)這項措施能讓你彌補因為開會而延遲的工作進度,讓大家明白開會時間到底可以完成多少事情。

工作成果重於工作時數
工作時數並不能反應工作價值。作者擅長處理金融機構的複雜交易,也能迅速答覆客戶的問題,若以時數計價,因為他的知識更扎實、做事更有效率,反而越對他不利。也因此,對於許多專業性的工作,他建議可以用以價值導向的基礎來評估;至於主管們要評估員工時,如果有發現某個部屬的工作有失水準,上班時數絕非是檢討的重點,而是在工作的最終成果提供指教與意見,才有意義。

一週多8個小時,你會如何利用?
本書所提供高效率建言,從一般工作者到高階經理人都能涵括(看看作者的個人經歷就知道了!);當你能夠區分哪些是需要重度腦力的任務,在生活中你可以嘗試讓一些日常例行事務,盡量保持簡單與自動化,因為太有意識的決策,會讓大腦疲乏,所以每天吃同樣的早餐,或穿公司制服,也是有好處的;如此,你才會花更多心思與時間給重要的工作、家人與朋友。如果你還是有太多覺得重要的事情,可以試著問問自己「一週多8個小時,你會如何利用?」作者認為這個問題透露許多訊息,代表你認為有價值的事情,以及你想完成但卻無法完成的事情。別讓這些困惱留成了悔恨,或許我們無法主宰組織或是公司的政策,但是絕對可以善用自己可以掌控的方法,盡力達成個人的目標!

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