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獨厚心得

你能三秒內從辦公桌找到想要的東西嗎?看似無害的小物件,其實都在分散你工作專注力。

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「桌上亂七八糟的,該找時間整理了!」相信很多人都有這樣的經驗,但是往往都只能暫時維持一段好日子,並無法持續整齊的狀態。

還記得前年暢銷至今的《斷捨離》嗎?作者山下英子幫忙許多人,了解如何藉著解除自己對外在物品的執著,由外而內整頓自己的內在與人生,最後會發現人生的重心在自己,而非物品;同樣地,來看自己的工作環境,重點幫助我們順利達成自己工作過程與目的,這也是陶比獅今天介紹的《能力強的人,怎麼整理辦公桌》,作者壺版龍哉要告訴我們的前提──「整理辦公桌」這件事情,目的是為了效率,不是為了整齊;整理桌子就是在整理你的腦袋,影響了你的工作能力。所以,這不是所謂單純的整理,而是具有效果的正面助力, 讓辦公環境為自己達成更好的工作成果。

因此,最前面所說「亂了又整整了又亂的循環」,好比一種「對症療法」,症狀消失就停止治療,效果只是暫時性的,最後一定會恢復先前的混亂;而且,這多少也反映出了工作者解決問題的不良模式。因此本書提供給工作者的步驟將會是「捨去不需要的東西、靈活運用必要的工具、進而持續良好的工作習慣」的「捨.活.續高效整理術 」。

因為擔心後悔而「留下無用的九十七個」,還是「丟掉一百個以後稍微有點後悔」?
哪個選擇好,其實很明顯。另外,作者更告訴讀者,當「思考該不該丟」時,不要想著「未來有一天會派上用場」的未來式,而是用過去式,思考「過去幾個月有用上嗎」,真的很不確定,就為文件設定賞味期限與猶豫箱吧!但最好以三個月為限,再沒用過的話就無條件丟掉。

工作能力強的人,就連整理過程也能順便整理腦袋,「要丟或要留?60秒內做決定就可以了」60秒這個限時時間,要比《怦然心動的人生整理魔法》還要寬鬆多了!這是因為基本上我們在區分文件內容時,可能會需要閱讀時間 才增加,否則只要15秒鐘就夠決斷了!此外,先盤算出之後整理好的收納空間,倒過來限制自己可用空間,也是一種思考邏輯。作者建議「一個抽屜、一個檔案櫃」的設定法,與過去式思考法雙管齊下,60秒內一定能馬上丟光光!

能捨也要能活用!在整治辦公桌之後,其他提升效能的工作技巧,諸如習與筆記法,本書也有不少簡單好用的訣竅;好比大家常用的筆記本,可能都有不同案子或是不同類型的資料混雜,在歸類查找或是移除更新資料上就比較困難,作者建議以卡片代替筆記本,一事只要一張卡,不必分類,背面留空白;或是使用可以一張張撕下來的「卡片式」筆記本(書中有介紹美國上班族常用的Yellow Pad) 也可以。

做事的當下,還要切記工作範圍的清爽維持;畢竟,當一人一次專心做一件任務時如果此時把和現在正進行工作無關的文件、物品都放在桌上,這些東西就會被輸入潛意識,讓人無法集中精神做好眼前的工作!

除了「實體」桌面,那些看不見的辦公桌,如智慧型手機等3C裝置,負載的資訊內容也大大影響現代人的工作效率;為了讓大腦能快速作業,像是桌面的圖示最好盡量控制在二列以內、收件匣一分鐘就要整理完畢、定期做備份才能維持電腦效能等,而這些其實也是整理大腦的一種訓練!

效率的工作方式與桌面運用,可以來自很簡易的小習慣,從一開始的「捨」去不需要的東西、工作時好好「活」用必要的資料;最後就是要讓效果永久性持續,這個機制就靠下班前的五分鐘,你可以從兩個動作做起:檢查「桌上是否有沒收的文件與文具?」以及「抽屜中的資料,是否可以順利拿出來?」讓最後離開之前,以檢查與整頓的動作,來啟動明天的效率開端;養成習慣後,不檢查你可能還會覺得不太舒服了!

如書名,即使日後書桌會亂,只要有抓住這本「捨?活?續高效整理術」的要領而執行,就是維持在一種恰當好處的亂,骨子裡早已是眼明手快的資訊處理達人了!

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