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獨厚心得

開會時這樣說,你才能得到好點子、解決問題、提早下班!

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相信大家都有用「討論」解決問題、構思點子的經驗吧?
這種情境,在學校可能被叫作小組討論、在公司則被稱為團隊會議。很多時候,不少人的上班時間被大小會議填滿,只剩下空檔吃飯與上廁所了,所以想要提高上班時的效率與品質,幾乎不能不設法控管這些「大小會議」。

閱讀《改造會議的技術:引出團隊潛力的會議溝通術》時,才發現這本書的內容與技巧,比書名給我的想像更廣!從管理、領導、溝通、發想、回應對技巧的探索與抽象事務具體化,都能有一些不錯的建議!畢竟,「溝通」與「合作」其實無所不在,因為只要有二人以上的互動,不管你願不願意,都能是一個小型「會議」的雛型,如果雙方必須達到某種共識的情形條件下。甚至,當自己一人獨立構思發想企劃,也能運用本書的提問方法,避免思維陷入僵化、或視野短小的困境之中。

「下達指令」、「責罵部屬」、「聽取報告」?都不適合在會議的場合發生
為了發想好點子、達成協議與目標,在團隊之中,人們需要溝通。這種「解決問題」的取向,是本書作者字井克己,所定義且深入介紹的會議型態。因此,在會議的場合,作「下達指令」、「責罵部屬」、「聽取報告」?都不適合!重點在於「營造一個讓大家動腦筋、一起思考具體行動的場域。」,讓參與的人都是高績效團隊的一份子,對話有見地、參與有意願、所有的恍神、離題、個人偏見、沒意見、或是拖拖拉拉沒效率,都不存在!會議得以順利進行,最後,經年累月的累積與調整,成為高績效團隊,領導力也能隨之提升!與其說有能力的領導人能讓會議順利進行,不如換個角度來看,讓團隊成員都能有所成長!

冗長會議的時間管理,到底怎麼作簡單又有效率?
其實只要幾個小動作,就能讓大家有意識且變成習慣。首先,會議開始時,要掌握三件事情:
1. 確認「會議結束時間」,直接寫在白板上,提高參與者的時間觀念,讓大家為了準時散會增加議程效率。即便時間真的不夠,也可另挑時間再議。
2. 確認討論的「議題與進行的流程」,避免離題或是腦袋空白。
3. 確認「今天的會議,打算討論到什麼程度,得到什麼共識?」此外,主席不時,在共識議題上,點名作確認,可以讓團隊成員真正參與會議。

沒有人提出意見的時候,該怎麼辦?
沒有人發言不表示沒有想法,只是缺乏發言動機而已。首先,如果領導者平時很少與成員互動,要盡量做全盤否定的結尾或評論,鼓勵多多發言卻又給成員一種「多說無益」的氣氛,自然就很少有意見敢勇於表達了!又不踴躍發言下,所造成的沉悶氣氛,更會讓團隊很難產生積極的意見。 書中提出一個很簡單的方法,當沒人表示看法時,以「兩人一組」輪流發言,一方面終結安靜的場面,兩人一組不會在無言以對,且能激盪出新想法;另一方面不需獨自一人提出意見,能幫助與會者,有安心感,自在貢獻小組意見!

一旦有人發言後,需要討論的事項或意見很多,如何安排優先順序?
作者以奇異公司(GE)所開發的「得失矩陣」來改造沿用。以事情的「效果(效益)」與「難易度」作為兩個基準,分別為縱軸與橫軸,可分為四個向度:
「效果低執行容易─馬上可行」「效果高執行容易─獲利契機」
「效果低執行困難─浪費時間」「效果高執行困難─必須努力」
由於參與者每個人來自不同的部門或個體,主席必須透過這種矩陣來理解大家意見的差異,而後才能指出會議的目標所在。

許多人際溝通時的技巧,團隊時一樣要謹慎善用!
許多人參與討論時,開頭發言所用到的「不對!」常常並非是為了否定對方的想法而發言,只是為了直說自己的意見,或是補充發言,但是眾目睽睽的當下,卻容易讓對方處於被否定的情緒中,當然,這也會對團隊的合作能力造成影響,因此,作者建議用「原來如此」代替「不對」,避免否定的情緒影響之後的理解;而發言時,也必須判斷這是「事實」,還是「個人意見」,如果將個人意見當成議題深入討論時,就把會議目標帶往歧途,讓會議毫無生產力。

此外,本書也提供了不少作為主席時如何點評、提高成員解決力的引導技巧,以及針對目標問題激發想像力的提問方法。其實,除了人與人之間的合作,在平時的說話溝通或是進行思考時,都是很有價值的訓練!正如書封所述,你無法避免開會,但是可以學習溝通讓會議更有效率,畢竟會議的目的是為了解決問題而不是製造更多問題,管理與參與都是一門共生共存的學問,有意識的練習,會讓表現更容易成功!

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