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獨厚心得

還在自己影印,怕同事下屬失誤?交辦工作,不能像放不下孩子的媽媽一樣

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職場環境中,每一種關係,每一次溝通可能都包含了許多眉眉角角。

一般人大多不缺「被交代責任或工作」的經驗,來自家庭、學校到社會,在職場裡身為員工,接收任務固然是種學習與挑戰,但身為主管要如何把工作交辦給下屬,這事更是一項學問與技巧! 這是因為許多團體中的領導者,大多是因為工作表現優異,而不是由於領導能力優秀才被任命為主管。這就像成績好的學生不一定就有優秀的教學技巧。

交辦的技術》作者小倉廣,在日本提供諮詢顧問服務,以開發主管的領導力為主要業務,他觀察到許多主管常有這樣的心聲:
「工作快把自己累垮了,怎麼作才能輕鬆一點?」
「如何提升自己的工作技能?」
「想栽培下屬,但找不到合適的方法。」
其實,這些問題的答案都只有一個,那就是「將工作交辦給部屬」。

作者認為「交辦工作」是當主管第一件要學的事,書中提到主管常易有以下迷思:「交辦還要一一指導,不如自己親自上陣比較快!」、「怕下屬效率不佳,拖垮公司業績,不如自己親自上陣比較快。」、「想交辦,卻不知如何分配與規畫?」....但是,讓自己與部屬一同成長,也增加事情完成的效率,正是主管能力展現所在。

上面這些迷思的原因之一,就是因為一些主管往往只交辦了「工作」本身,但卻沒有傳達想交辦工作「責任」的意願,書中以影印小事為例,部長因為擔心最後的數字與校對下屬會出錯,所以自己來作會議資料,這當然會拖延自己的做事效率,更無法讓部屬的有機會被賦予責任來磨練。

其實,幾乎大部分人才的成長都是因為「接辦工作」而造成,作者在書中歸納出七個順利交辦的訣竅、並搭配主管自我檢核的check list,讓讀者可以邊模擬參照也一同自問,對於主管而言,哪些交辦方式才不會讓你的用心打了折,為什麼有些員工不適合擔任領導工作?而對員工而言,也能思考自己是否有承擔任誤的可能與空間,以及訓練自己聽出主管內心話的能力。

三種工作,身為主管者,請千萬別突然硬塞給部屬!
除了提點「交辦的好處」,作者也特別點明哪些工作,主管得先hold住不交辦;包括部屬從沒有體驗過的「陌生領域的工作」、「指派人力的工作」,以及期限未定,時間也不趕,但是對公司未來發展十分重要的工作「非緊急重要事項」(如改善工作流程、開發新事業),這種事情經常為企業帶來致命性的影響。尤以「非緊急重要事項」特別要在意!這種叫屬於大方向與願景的事情,在執行過程會充滿許多不確定因子,對部屬來說,會「不知道從哪邊著手」、「總是不知不覺就往後延」,也是以上陌生領域當中,最困難最高階的工作!應該是主管為領導人,逐步執行,而讓部屬以支援的方式參與現場事務。

本書揭露更多的小細節與具體提點,諸如:
為什麼總是留不住人才?也許是你提示部屬的說法層次,剝奪了部屬的自主性
交辦工作的確有風險─ 但請別妨礙部屬的學習,請不要剝奪他們失敗的權利。
怎樣達到栽培部屬的授權─小心確認工作的過程和成果,觀察並支援,讓部屬有機會作細部調整,有著「在舞台旁守護孩子的鋼琴發表會」的心境。
不合理的工作要求,交辦給誰最好?交給有能力的人,不如交給有互信關係的人,較容易成功!
交辦的對象怎麼挑?別只著重在找出全能的部屬,而要從人才間的組合去評估。
這本書多少都提供了一種有效率的方式,讓主管或是員工更快檢視當下的自己,畢竟,視人與待人的技術,學習從不嫌少

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