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獨厚心得

救命啊?辦公桌上文件走山啦??放心,翻開《史上最強整理術》就沒有問題!

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打從大學時代外宿以來,千里在台北市東南西北好說也搬過十幾次家。從三坪不到的小方塊套房,慢慢越住越大;奇妙的是,跟著身邊跑的家私,也慢慢越來越多。每次搬家總逼到最後一秒才打包,根本沒時間整理,最後只好通通丟上車,先搬了再說。好不容易挑選良辰吉日振作起精神,捲起袖子準備大幹一場,往往沒多久就沉浸在往日的回憶中,這個先不要丟,那個還是留起來好了……結果左邊的搬到右邊,右邊的搬回左邊,只能說,整理,還真是門大學問哪!

生活的空間亟待整理,每天消磨大半時光的辦公環境,亦是如此。敝部門人人書稿堆滿天,樣書、公關書、參考的、還沒研究的、桌上、桌下、沿著隔板層層疊起,三不五時就有「走山」慘案發生。所幸最近商周出版了新書《史上最強整理術》,便是再不會整理的人,只要有心,讀了定能改善清整週遭環境。

書中前言開宗明義說了:「為什麼『整理』這件事,讓人覺得就像人生中某個無法達成的目標呢?」那是因為我們腦中總描繪著一個井然有序、美好辦公室的理想樣貌,自然無形中變成了障礙;因此,首先最重要的觀念就是:請先「捨棄不切實際的願望」。再來,書中介紹了「七大絕對守則」,分別帶出具體執行的方法,搭配幽默輕鬆的插畫,讓人想不上手都難。

「七大絕對守則」歸納地來說,就是只要先「掌握好文件的位置」、「確實分類」、「每天整理檢查」、「適時丟棄」,養成這幾個習慣便能大致掌握辦公環境;再輔以「整頓腦中資訊的整理術」及「善用資訊產生創意的整理術」,最後加上「電腦檔案的管理」,自然就可以創造高效率的工作環境!

《史上最強整理術》著重辦公室實體環境的整理技巧,千里建議另可搭配《數位工作風格》參酌使用。本書強調網路世代的來臨,工作者必須善用網路工具及資訊,方能因應扁平化的新世界。前半部聚焦於如何有效地使用電子郵件及行事曆、鬧鐘、代辦便條貼等時間管理工具;後半部則介紹如何善用RSS READER、共享書籤、分頁瀏覽器、部落格等,掌握最新資訊,進而打造個人品牌。

千里是個懶人,懶人的中心思想就是:事情能不要放在腦子裡,就不要放在腦子裏。因此若能裡裡外外,從電腦到桌面,都整理得清清楚楚的,等到要用的時候一拿就有,多好!當然反面來說,有點變成入魔似地拼命忙著在整理,甚至龜毛到看到東西沒整理清楚就渾身不對勁……總之就是很極端哪!因此最後要奉勸讀者的是,整理也別過度要求細節,只要工作或生活過得很愉快,這樣就好了。

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