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獨厚心得

小心,下一個「表格魔人」就是你!

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進入網路書店工作前,從來沒想過會和EXCEL表變成好朋友。虛擬書店處理書籍,不像實體書店是一本本摸、一本本上架;我們這兒上書,是用EXCEL表一批批整理:書名、出版社、出版日期、簡介、各種折扣和分類……。一年年下來,我們的活動規模越來越大,書單表格也越拉越長;案型越來越複雜,橫著長的欄位就越來越多條。工作的內容越複雜,我也就越習慣用EXCEL表格來做整理歸納,於是,我成了同事口中的「表格魔人」;想想,自己也覺得怪可怕的。

但是啊,但是,我真的要說,當一切資訊、代辦事項、會議、該做的該想的紛雜呈現在你眼前,「凡事力求表格化」,真的是個不錯的方法。不信,日本有位厲害的傢伙,用兩本書告訴你,什麼事都可以濃縮在一張A4大小的紙上,什麼事都可以用表格規劃解決。

這位了不起的人物叫三木雄信,是個跟Soft Bank創辦人孫正義一起加班到深夜兩三點的工作狂。他憑著多年商場打滾的豐富歷練,及偷偷旁觀孫正義成功的工作方式,寫成了《A4一枚工作術》及《表格學習術》兩本書,分別教你如何利用一張A4紙和各種表單,既能工作遊刃有餘,又能抽出時間有效學習。

先說為什麼一定得是「A4」呢?這是有道理的。三木雄信說:「A4」是輸入大腦的最理想尺寸,它容易比較、定型化、容易使用、最適合臨陣磨槍,可以立即實行。三木先生說得好:「人類能夠處理的數量是有極限的。」因此,先以「A4」大小設定好目標範圍,避免要做的事無意識地蔓延,非常地好又有道理。

再說表格吧。兩本書都分別提供了四十種可以馬上拿來用的表格(出版社也提供了電子檔供下載),實用又方便。

《A4一枚工作術》著重在工作技巧、提昇工作效率上。三木雄信在序章說得語重心長:在大環境快速變得艱鉅的當今,「擅長工作與不擅長工作的人,差別只會越來越明顯。」因此,用一張A4紙,不只能做好時間管理、工作管理,也能幫助你強化思考力、激發創意、練習書寫、談話、會議、談判、領導,甚至助你度過人生的驚滔駭浪!

《表格學習術》則特別強調在訂定夢想、有效學習上。從訂定學習計畫、到利用表格提升學習效率;更特別拉出「學習英文」一項,大方分享三木先生自身經驗,教你如何兼顧上班與餘暇,學得商務上必須使用的英文。

身為「表格魔人」,在此也要奉勸大家:凡事表格化固然很好,但也別走火入魔了,如果你也出現「看到空格忍不住就想填上」、「看到不一樣的字型和級數忍不住就是想統一」、「總忍不住想為表頭表尾上點顏色加個粗」等等症狀,小心了,下一個「表格魔人」就是你!

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